住民票に前住所が載っていない？商業登記では足りても不動産登記では足りない理由

取締役の住所変更登記を依頼された際、本人が取得した住民票を確認したところ、少し気になることがありました。

会社の登記記録には、その取締役の八王子市内の旧住所が記録されています。
一方、本人が持参した現在の住民票には、八王子市内の現住所と、現住所を定めた年月日は記載されていましたが、会社登記簿上の旧住所は記載されていませんでした。

つまり、会社登記簿と現在の住民票を並べても、旧住所から現住所までの住所移転の経過がつながらなかったのです。

 

今回の手続は商業登記だったため、現在の住民票で確認できる内容により申請を進められます。

しかし、これが不動産の所有権登記名義人住所変更登記であれば、同じ住民票だけでは足りない可能性があります。

同じ「住所変更登記」でも、商業登記と不動産登記では、確認すべき内容と必要書類が異なるからです。

 

住民票を取ったことと、住所がつながったことは同じではありません

一般の方からすると、市区町村役場で住民票を取得すれば、住所変更登記に必要な書類はそろったと思うのが自然です。

しかし、登記手続で重要なのは、単に住民票があるかどうかではありません。

 

不動産登記では、住民票などにより、

 

登記簿に記録されている住所
↓
その後の住所
↓
現在の住所

 

という住所移転の経過を確認できる必要があります。

現在の住民票に登記上の旧住所が記載されていなければ、「住民票を取得した」というだけでは住所の変遷を証明できません。

法務局も、住民票の記載内容だけで住所移転の経緯を確認できない場合には、戸籍の附票などが必要になると案内しています。

 

自治体システムの標準化とは

現在、全国の自治体では、「地方公共団体情報システムの標準化に関する法律」に基づき、住民基本台帳、戸籍、戸籍の附票、印鑑登録、地方税など、20の基幹業務について、国の定める標準仕様に適合したシステムへの移行が進められています。

 

これまでは、自治体ごとに異なる仕様のシステムを構築し、個別に改修していました。

標準化は、機能やデータ項目、システム間の連携方法、帳票などを共通化し、自治体とシステム事業者の負担を減らすことなどを目的とするものです。

重要なのは、標準化によって登記制度そのものが変わったわけではないということです。

 

不動産登記において、登記上の住所から現住所までのつながりを証明しなければならないという原則は、これまでと変わりません。

変わったのは、市区町村が発行する現在の住民票に、どの住所履歴がどのように表示されるかです。

その結果、以前なら現在の住民票1通で確認できた住所が、システム移行後は別の証明書を追加しなければ確認できない場合があります。

 

「転入」と「転居」は違います

今回の問題を理解するには、「転入」と「転居」の違いが重要です。

 

転入とは、別の市区町村から、その市区町村へ住所を移すことです。

たとえば、

杉並区から八王子市へ住所を移す

場合が転入です。

 

一方、転居とは、同じ市区町村の中で住所を移すことです。

たとえば、

八王子市内のある住所から、別の八王子市内の住所へ移す

場合が転居です。

 

単に「前の住所が住民票に載っていますか」と問い合わせるだけでは、それが市外からの転入前住所なのか、市内の転居前住所なのかが明確になりません。

住所変更登記では、登記簿上の住所がどちらに当たるのかを確認する必要があります。

 

八王子市の住民票は令和6年1月4日に変更されました

八王子市では、令和6年1月4日から、住民記録システムを国の標準仕様に準拠したシステムへ変更しました。これに伴い、住民票の表記内容と様式も変更されています。

 

現在の住民票には「転入前住所」欄が設けられ、八王子市へ転入する前に住んでいた他の自治体の住所が記載されます。

 

一方、八王子市内での転居については、令和6年1月4日以後に転居届をした場合には転居前住所が記載されますが、それより前に届け出た転居前住所は、現在の住民票には記載されません。八王子市は、必要な場合には窓口で相談するよう案内しています。

 

デジタル庁が公表した先行自治体の事例でも、旧システムでは住民票に「前住所」が記載されていたものの、標準化後は「転入前住所」を記載する仕様となり、市内転居をした人については、転居前住所を表示する必要があるかを窓口で確認する運用が生じたと報告されています。

したがって、この問題は八王子市だけの特殊な問題ではありません。

もっとも、システムへの移行時期、旧データの引継ぎ方、改製前の住民票の交付方法などは自治体によって異なります。八王子市の移行日や取扱いを、そのまま全国共通のものとして考えることはできません。

 

今回の商業登記では、なぜ現在の住民票で足りたのか

今回行うのは、特例有限会社の取締役の住所変更登記です。

取締役の住所変更登記については、住民票は法定の添付書面ではありません。法務局が公表している特例有限会社の住所変更登記の記載例にも、申請書へ住民票を添付する必要はないと明記されています。

会社からの申出や本人からの申告などにより、登記すべき現在住所と住所移転年月日を正確に確認して申請します。

 

今回の住民票では、

 

• 現在の住所
• 現住所を定めた年月日

 

を確認できました。

したがって、会社登記簿上の旧住所から現住所までの途中経過が現在の住民票に載っていなくても、今回の取締役住所変更登記には支障がありません。

もちろん、商業登記だから住所や住所移転日が間違っていてもよいという意味ではありません。法務局の記載例でも、住所移転年月日と住民票記載の住所を正確に記載するよう案内されています。

司法書士としては、不動産登記の実務に慣れているため、旧住所から現住所までの履歴をすべてつなげて確認したいという感覚があります。

しかし、今回の商業登記に必要のない改製原住民票まで、本人に改めて取得してもらうことは適切ではありません。

確認したいという司法書士側の感覚と、依頼者に不要な負担をかけないことは、分けて考える必要があります。

 

不動産登記であれば、同じ住民票だけでは足りません

仮に、今回と同じ住民票を使って、その人が所有する不動産の所有権登記名義人住所変更登記を申請する場合には、結論が変わります。

不動産登記では、登記簿上の住所と現在の住所が異なる場合、同一人物であることを住所の移転経過によって確認する必要があります。

現在の住民票に登記上の旧住所が載っていなければ、必要に応じて、

 

• 改製原住民票
• 住民票の除票
• 戸籍の附票
• 改製原戸籍の附票

 

などを組み合わせ、登記上の住所から現在住所までをつなげます。

どの証明書が必要になるかは、住所移転の回数、市内転居か市外からの転入か、住民票や除票の保存状況、本籍地の異動などによって異なります。

住民票コードを申請情報として提供する方法もありますが、住民票コードによって登記上の住所から現在住所までの経緯を確認できない場合には、住民票や戸籍の附票など、住所のつながりを証明できる書類が別途必要です。

 

正確には、今回の現在住民票を不動産の住所変更登記に使用する場合には、現在住民票だけでは登記上の旧住所とのつながりを確認できず、改製原住民票等の追加資料が必要になると考えられるということです。

 

商業登記は「点」、不動産登記は「線」

今回の違いは、次のように整理できます。

 

手続	主に確認する内容	住所履歴の証明
取締役の住所変更登記	現在住所と最終の住所移転日	住民票による連続性 の証明までは不要
所有権登記名義人 住所変更登記	登記上住所から現住所 までの移転経過	原則として連続して 証明する必要がある

 

商業登記では、現在住所と最終の住所移転日という「点」を正確に確認します。

一方、不動産登記では、登記上の住所から現在住所までを「線」としてつなぎ、登記名義人と現在の申請人が同一人物であることを証明します。

同じ人の同じ住民票であっても、申請する登記の種類によって、十分な資料になる場合とならない場合があるのです。

 

不動産売却では「住民票を取ってください」だけでは足りないことがあります

不動産売却の準備において、売主へ単に、

住所変更登記に使う住民票を取ってください

と伝えるだけでは、必要な住所履歴が載っていない現在住民票だけを取得してくる可能性があります。

 

市区町村の窓口でも、登記簿上の旧住所が分からなければ、どの住所を証明する必要があるのか判断できません。

 

売主には、たとえば次のように案内する必要があります。

登記簿上の住所から現在住所までの移転経過が分かる住民票等を取得してください。現在の住民票に登記上の旧住所が載っていない場合は、改製原住民票や戸籍の附票などが追加で必要になることがあります。

 

可能であれば、登記簿上の旧住所を窓口で示し、

この住所から現在住所までが確認できる証明書が必要です

と伝えてもらう方が確実です。

 

取得後は、決済日まで保管するだけでなく、早めに司法書士へ画像やPDFを送り、住所がつながっているか確認してもらうことが重要です。

 

決済直前ではなく、早めに確認してください

現在住民票だけで住所がつながらないことが決済直前に分かると、改製原住民票や戸籍の附票などを追加取得しなければなりません。

本籍地や以前の住所地が遠方であれば、郵送請求に時間がかかることもあります。

 

特に、

 

• 売主が決済を欠席する
• 売主が遠方に住んでいる
• 平日に市区町村役場へ行けない
• 住所を何度も移している
• 氏名変更も伴っている

 

という場合は、売買契約後のできるだけ早い段階で確認することをおすすめします。

 

令和8年4月1日から、不動産所有者の住所・氏名等の変更登記は原則として変更日から2年以内に申請することが義務付けられています。また、売却予定があり、速やかに登記上の住所を変更する必要がある場合には、スマート変更登記を待たず、従来どおり自ら変更登記を申請する必要があります。

 

まとめ

自治体システムの標準化によって、住所変更登記の制度自体が変わったわけではありません。

しかし、住民票に表示される住所履歴が変わり、以前なら現在の住民票1通で確認できた住所が、改製原住民票など別の証明書を取得しなければ確認できない場合があります。

大切なのは、

住民票を取得したか

ではなく、

登記上の住所から現在住所までが、取得した証明書によって確認できるか

という点です。

商業登記では足りる住民票が、不動産登記では足りないこともあります。

早めに登記簿上の住所と現在住所を照合しておけば、追加書類が必要な場合でも、決済日までに余裕を持って対応できます。

 

登記上の住所と現在の住所が違う方は、早めにご相談ください

中野司法書士事務所では、不動産売却に伴う所有権登記名義人住所変更登記、抵当権抹消登記、所有権移転登記のほか、取締役・代表取締役の住所変更登記にも対応しています。

必要となる書類は、住所移転の回数、市内転居か市外からの転入か、自治体のシステム移行時期などによって異なります。

現在の住民票をすでに取得されている場合は、登記簿上の住所から現住所までがつながっているか確認します。住民票を追加取得する前に、登記情報と取得済みの書類をご相談ください。

東京都杉並区・高円寺駅徒歩1分の中野司法書士事務所まで、お気軽にお問い合わせください。