不動産登記で登録したメールアドレス。法務局からのメールを消すとどうなる？

認証キー・書面通知・スマート変更登記の実際

前回の記事では、不動産売買で買主様のメールアドレス、氏名のフリガナ、生年月日を確認する理由について解説しました。

メールアドレスは登記簿に載せるためのものではありません。

将来、所有者が引越しや氏名変更をした場合に、法務局が職権で住所等変更登記を進めるための連絡先です。

では、ここで次の疑問が出てきます。

 

法務局から届くメールを消してしまったら、どうなるのでしょうか。

メールをほとんど見ない人は、最初から書面で通知してもらえないのでしょうか。

 

実は、このあたりに新制度の実務上の注意点があります。

 

法務局から届く「申出手続完了メール」には何が書かれているか

不動産の取得登記と併せて検索用情報を申し出ると、手続に不備がなければ、法務局から登録したメールアドレス宛てにメールが届きます。

このメールには、単に「手続が終わりました」と書かれているだけではありません。

主に、次の情報が記載されています。

 

• 検索用情報の申出手続が完了したこと
• 立件年月日・立件番号
• 不動産番号
• 申出を受けた法務局
• 認証キー

 

この認証キーは、後に登録したメールアドレスを変更又は削除する際に使う番号です。

メールアドレスは、転職、プロバイダ変更、携帯電話会社の変更などで使わなくなることがあります。

そのとき、最初に法務局から届いたメールを保存しておけば、認証キーを利用して比較的スムーズにメールアドレスの変更又は削除ができます。

 

認証キーのメールを消したら、制度が使えなくなるのか

結論から言えば、そこまでではありません。

認証キーを失念したからといって、検索用情報の申出そのものが無効になったり、スマート変更登記が二度と使えなくなったりするわけではありません。

認証キーを失念した場合でも、本人確認書類を添えて、書面でメールアドレスの変更又は削除を申し出る方法が用意されています。

ただし、メールに記載された認証キーを保管している場合に比べると、手続は少し面倒になります。

したがって、法務局から届くメールは、迷惑メールとして削除せず、少なくとも認証キーが分かる状態で保存しておく方がよいでしょう。

特に、メールアドレスを頻繁に変更する方、携帯電話のキャリアメールを使っている方は注意が必要です。

 

「メールをあまり見ないので、書面で送ってください」は選べません

ここは制度上、かなりはっきりしています。

メールアドレスを持っていない方は、申請書に「メールアドレスなし」と記載できます。

その場合、将来、法務局が職権による住所等変更登記をしてよいか確認する際には、登記名義人の住所へ書面を送ることが予定されています。

しかし、メールアドレスを持っている人が、

 

「メールはほとんど見ません」
「紙の方が気付きやすいので、書面で送ってください」

 

という理由だけで、書面通知を選べる制度にはなっていません。

メールアドレスがある人は、原則として本人だけが現に利用しているメールアドレスを登録する仕組みです。

つまり、この制度は、メールによる連絡を標準とし、メールアドレスがない場合に限って書面による確認を予定しています。

不動産会社の営業担当者や司法書士、家族のメールアドレスを代わりに登録することもできません。

将来の住所変更登記について、所有者本人の意思を確認するための連絡先だからです。

 

引越しをした後、メールを見なければどうなるのか

この制度の核心は、ここです。

所有者が引越しをした場合、概ね次の流れで進みます。

 

1. 所有者が住民票の住所を変更する
2. 法務局が住民基本台帳ネットワークで住所変更の事実を確認する
3. 法務局が登録メールアドレス宛てに、職権で住所変更登記をしてよいか確認する
4. 所有者本人が了解する
5. 法務局が職権で住所等変更登記をする

 

重要なのは、法務局が住所変更を把握しただけで、直ちに登記簿を書き換える制度ではないことです。

法務局から連絡が来て、所有者本人の了解を得た上で、初めて職権による住所変更登記がされます。

したがって、メールを見落としたり、確認に応じなかったりすれば、少なくともスマート変更登記は進みません。

登記簿上の住所は、従来どおり古い住所のまま残ることになります。

 

メールを見落としたら、すぐ過料になるのか

検索用情報の申出を済ませていれば、住所等変更登記の義務違反に問われない仕組みになっています。

したがって、法務局からのメールを見落としたからといって、直ちに過料が科されるという話ではありません。

ただし、便利なはずのスマート変更登記が動かず、登記簿上の住所が古いまま残ります。

その状態で、不動産を売却する、住宅ローンを借り換える、抵当権を設定するなどとなれば、結局は通常の住所変更登記を急いで申請することになります。

メールを見落としても罰則が直ちに来るわけではありません。

しかし、将来の取引で必要になる手続を、結局は自分で急いで行うことになるかもしれません。

 

相続登記後、すぐに売却する予定の人には必要性が低い

相続登記をして、その不動産をすぐに売却する予定の方もいます。

その場合、相続人が所有者でいる期間は短く、その間に引越しや氏名変更が起きる可能性も高くありません。

実際には、スマート変更登記が役立つ場面はほとんどないでしょう。

もっとも、国内に住所を有する相続人が所有権移転登記を申請する場合、検索用情報の同時申出が必要となる点は別問題です。

「この不動産はすぐ売る予定だから、メールアドレスは出さなくてよい」という扱いにはなりません。

制度上の必要性と、その人にとっての実益は、必ずしも一致しないことがあります。

 

司法書士としてお伝えしたいこと

メールアドレスを登録するときは、次の三点だけ意識していただければ十分です。

 

• 本人だけが使っているメールアドレスを登録する
• 普段まったく見ないメールアドレスは登録しない
• 法務局から届く申出手続完了メールは保存しておく

 

この制度は、引越した瞬間に登記簿が自動で書き換わる便利な仕組みではありません。

法務局からの確認を受け、所有者本人が了解して初めて動く仕組みです。

言い換えれば、登録したメールアドレスが使えなくなっていたり、法務局からのメールを見ていなかったりすれば、スマート変更登記は止まります。

「メールアドレスを聞かれる」という決済時の小さな追加手続の先には、このような仕組みがあります。

不動産を長く所有する予定の方ほど、登録したメールアドレスをきちんと管理する意味があります。