取締役就任時の本人確認証明書の写しに押印は必要か

―「押印不要」と「押印してもらった方がよい」は別問題―

商業登記の実務では、株式会社の取締役、監査役等が新たに就任する場合に、本人確認証明書の添付が必要になることがあります。

たとえば、新任の取締役について、

 

• 運転免許証のコピー
• マイナンバーカード表面のコピー
• 住民票
• 戸籍の附票
• 印鑑証明書

 

などを添付する場面です。

このうち、運転免許証やマイナンバーカードのコピーを添付する場合、昔の感覚では、コピーの余白に、

 

原本と相違ありません。
氏名　○○○○　印

 

と書いて、本人に押印してもらうのが自然でした。

では、現在も押印は必要なのでしょうか。

 

結論からいうと、登記審査上は、本人確認証明書の写しに押印は不要です。
ただし、本人による「原本と相違がない」旨の記載と記名は必要です。

 

この点、法務省の案内では、運転免許証等のコピーについて、裏面もコピーしたうえで、本人が「原本と相違がない。」と記載して、記名する必要があるとされています。マイナンバーカードの表面コピーについても同様に、本人が「原本と相違がない。」と記載し、記名する必要があるとされています。

つまり、現在の基本形は次のようになります。

 

原本と相違ありません。
令和○年○月○日
氏名　○○○○

 

これで足ります。

 

押印不要になった理由

商業・法人登記では、押印を必要とする書面と、押印までは求められない書面の整理が進んでいます。

法務省も、商業・法人登記の申請書や添付書面について、押印の要否の例を公表しています。株主リストや資本金の額の計上に関する証明書など、法令上押印や印鑑証明書添付が求められていない書面については、押印の有無が登記審査の対象とならない方向で整理されています。

本人確認証明書の写しについても、現在は、本人の記名があれば、押印までは不要と考えられます。

ここで注意したいのは、押印不要とは、何もしなくてよいという意味ではないという点です。

本人確認証明書の写しを添付する場合には、単に免許証コピーを添付するだけでは足りません。
本人が、

 

原本と相違ありません。

 

と記載し、記名する必要があります。

 

では、実務上も押印をもらわなくてよいのか

ここが面白いところです。

登記審査上は押印不要です。
しかし、実務上は、本人に押印してもらった方がよい場面もあります。

なぜなら、運転免許証やマイナンバーカードのコピーに、

 

原本と相違ありません。
氏名　○○○○

 

とだけ記載するのであれば、形式的には誰でも作れてしまうからです。

もちろん、司法書士が本人確認・意思確認を行ったうえで登記手続を進めることが前提です。
しかし、書類だけを後から見たときに、

 

• 本当に本人が確認したのか
• 本人が取締役就任を了承していたのか
• 会社側が勝手にコピーを用意しただけではないのか

 

という問題が完全に消えるわけではありません。

その意味では、登記審査上の押印不要と、司法書士実務上の安全確認は別問題です。

 

「押印不要」は「押印禁止」ではない

押印が不要になったからといって、押印してはいけないわけではありません。

本人確認証明書の写しに、

 

原本と相違ありません。
令和○年○月○日
氏名　○○○○　印

 

と本人に押印してもらっても、通常、それ自体が問題になることはありません。

むしろ、司法書士実務としては、

 

• 本人が書類を確認したこと
• 本人が取締役就任を認識していること
• 後日の紛争予防になること

 

を考えると、任意で押印をもらう運用には意味があります。

特に、会社の役員変更登記では、親族会社・小規模会社・外国人役員・遠方の役員など、本人確認の場面が形式化しやすいことがあります。
そのような場合、本人確認証明書の写しに本人の記名だけでなく押印ももらっておくことは、実務上の安全策として十分合理的です。

 

印鑑証明書を添付する場合は別

なお、取締役等の印鑑証明書を登記申請書に添付する場合には、本人確認証明書の添付は不要とされています。法務省の案内でも、取締役等の印鑑証明書を添付する場合は本人確認証明書の添付を要しないとされています。

たとえば、取締役会非設置会社で新任取締役が就任する場合には、就任承諾書に個人実印を押印し、印鑑証明書を添付することがあります。

この場合は、その印鑑証明書が本人確認証明書の役割を果たすため、別途、運転免許証コピー等を添付する必要はありません。

 

実務上の整理

現在の実務感覚としては、次のように整理するのが分かりやすいです。

 

・登記審査上の最低限

 

原本と相違ありません。
令和○年○月○日
氏名　○○○○

 

押印不要。

 

・司法書士実務上、より安全な形

 

原本と相違ありません。
令和○年○月○日
氏名　○○○○　印

 

押印は必須ではないが、本人意思確認の資料としては有用。

 

まとめ

本人確認証明書の写しについては、現在、登記審査上は押印不要です。
しかし、本人による「原本と相違がない」旨の記載と記名は必要です。

そして、押印不要という扱いは、あくまで登記審査上の話です。

司法書士実務では、本人確認・意思確認・後日の紛争予防という観点から、本人に押印してもらう運用にも意味があります。

特に役員変更登記では、書類だけが一人歩きすると危険です。
「法務局に通るか」だけでなく、「本当に本人の意思に基づいているか」を確認することが重要です。

ハンコが不要になった時代だからこそ、逆に、どこでハンコを省略し、どこであえて押印をもらうのかという判断が、司法書士実務では大切になっていると感じます。